Las empresas emplean múltiples documentos de control interno, entre estos documentos se encuentran las actas administrativas que son utilizadas como instrumentos palpables de malas prácticas realizadas por los trabajadores.
Un acta administrativa es un documento que evidencia infracciones cometidas por un empleado en la práctica de sus labores, su utilidad además de control interno radica en ser un instrumento probatorio y justificante para el despido de un trabajador. Los motivos de infracciones y sanciones son establecidos por cada empresa. Cabe destacar que la aplicación de actas administrativas es para el sector público y privado. La SEP cuentan con procesos administrativos para:
Acta Administrativa;
Acta Circunstanciada y;
Constancia De Faltas Injustificadas.
A efecto de garantizar el adecuado funcionamiento de sus Centros de Trabajo y/o Unidades Administrativas, como parte de sus obligaciones como servidores públicos.
Un acta administrativa por faltas injustificadas es un documento probatorio de la inasistencia del empleado al centro de trabajo, este tipo de acta administrativa documenta los datos relacionados con la falta del trabajador, datos como motivos o causales derivados de su ausencia, destacando entre los datos recabados, el número de faltas incurridas por el trabajador, que pueden ser causal de despido justificado al incurrir en faltas recurrentes en un periodo determinado.
Para que este supuesto u otros posibles, sean motivo de la redacción de un acta administrativa deben estar establecidos en alguno de los siguientes documentos:
Contratos colectivo o individual de trabajo.
Reglamentos internos de trabajo.
Código de conducta.
Los documentos citados, causales de faltas, sanciones o motivos de un acta administrativa deben cumplir con las siguientes disposiciones legales:
Artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo (Causas de rescisión sin responsabilidad para el patrón)
Artículo 134 de la Ley Federal del Trabajo (Obligaciones de los trabajadores)
Artículo 135 de la Ley Federal del Trabajo (Prohibiciones de los trabajadores)
Actas administrativas más comunes
Las actas administrativas más comunes son:
Abandono de trabajo
Accidentes derivados de conductas erróneas o descuidos
Actos de violencia contra el patrón, compañeros o clientes
Ausentismo o retardos continuos
Concurrir en estado de ebriedad
Daños a las instalaciones por parte del trabajador
Desobediencia a las órdenes del patrón
Desobediencia a reglas de seguridad e higiene en la empresa
Faltas de integridad u honradez
Dentro de las sanciones que se pueden imponer en un acta administrativa se encuentran:
La suspensión en el trabajo, como medida disciplinaria, no podrá exceder de ocho días. El trabajador tendrá derecho a ser oído antes de que se aplique la sanción.
Descuento al salario.
Despido.
Objetivos del acta administrativa
Dejar evidencia de malas prácticas realizadas por el trabajador.
Detallar hechos sucedidos, fecha, hora y testigos que sustenten lo acontecido.
Determinar sanciones correctivas acordes con el RIT.
Si fuera el caso, definir las causales que se establecen en el artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo para dar por terminada la relación laboral sin responsabilidad para el patrón.
A considerar
Las actas pueden ser usadas por el empleador como justificante ante una demanda por despido injustificado.
Una empresa tiene 30 días para hacer válida un acta administrativa como motivo de despido.
La redacción del acta administrativa se fundamente en el Reglamento Interior de Trabajo (RIT), el cual debe ser aprobado en la Junta de Conciliación y Arbitraje para que tenga validez.