En la actualidad llevar la contabilidad de una empresa, no es una tarea fácil, por tal motivo muchas Pymes recurren a sistemas de facturación gratis que les ayuden administrar su nómina, por ello se vuelve fundamental para todos aquellos que deseen sacar el máximo beneficio de sus empresas. Pero existes razones por las cuales un sistema gratuito no es la mejor opción.
Déjame contarte por qué en lo personal te recomiendo la inversión de un sistema contable no gratuito.
1. Falta de Personalización y Diseño de las Facturas Electrónicas
En el software de facturación gratis y de paga es sencillo de realizar las facturas electrónicas, pero es complicado en que tengas la oportunidad de personalizarlas, y como dueño de algún negocio seguramente desearás hacerlo. Las facturas son sencillas, solo se ve la razón social y el RFC, por lo que no tendrás la oportunidad de manejar una imagen corporativa, ni colocar tu logotipo o datos de contacto.
2. No Tendrás una Secuencia en la Serie de las Facturas
Independientemente de los folios oficiales, para poder manejar y presentar tu contabilidad electrónica más fácilmente es recomendable tener un número de serie que identifique tus facturas de manera organizada. Quizá te ha sucedido que estas realizando una factura nueva y tienes que irte a tu libreta de anotaciones para verificar en qué número o serie de factura vas y así saber cuál es la siguiente que debes de realizar.
Esta situación es muy incómoda, sobre todo cuando tienes poco tiempo. Un sistema de facturación electrónica gratis no te va a permitir correlacionar estos datos de manera automática, tendrás que administrarlo de manera manual y en sistema externo.
3. No existe una relación por cliente y/o usuario
Quizá el tema de tener un compendio de facturas realizadas a tus clientes no lo has visto como una oportunidad de tener un control de las mismas y mucho menos has pensado que te sea útil para otros temas.
El que un programa facturación gratis no te permita conocer la cantidad de ventas que realizas durante un periodo especifico a cierto cliente, no te da un panorama de nuevas estrategias comerciales con el mismo.
Además de dificultar obtener información importante para realizar estados financieros como el balance general y el flujo de efectivo.
4. No Cuenta con Herramientas de Búsqueda Rápida
El software para pymes gratis no te permite una búsqueda rápida, puesto el único modo de realizar una búsqueda específica de una factura es por medio del número de folio porque de lo contrario si realizas la búsqueda por periodos de mes y facturas a muchos clientes será incontrolable tanta información.
5. No Podrás Automatizar los Procesos de Facturación
El programa para hacer facturas gratis no te permite automatizar tus procesos de factura. Cuando ya tienes un cliente al que constantemente le emites una factura, es mucho más fácil para ti que de manera automática se realicen sus facturas subsecuentes sin necesidad de hacerlas cada cierto tiempo. En lo personal esta es una de las razones principales del porque no debes contar con un sistema facturas gratis, porque es invertir mucho tiempo en cargar los datos del catálogo de cuentas y realizar todo el proceso cada vez que se hace una factura.
6. No lleva un control de los complementos de pago
Sabemos que en cada negocio, parte de las transacciones que se realizan no se hace el pago de sola una exhibición.
Los sistemas de facturación gratis no te permiten tener un control y mucho menos un recordatorio de las fechas de vencimiento de los cobros de las facturas que aún no están liquidadas.
En cambio, contratar un sistema de facturación electrónica te permite tener una sencilla administración de los complementos de pago.
7. Sin Internet, NO Podrás Utilizar el Sistema
El programa de factura electrónica gratis cuenta con una nube en la web que únicamente te dará acceso a la información si cuentas con servicio de internet, de lo contrario no puedes tener la información para ni para consultarla. La mayoría de los programas de facturación electrónica de paga te dan la oportunidad de tener un respaldo en la computadora o un servidor web generándola de manera automática cada determinado tiempo, pudiendo accesar a tu información en cualquier momento.
Y como un extra, cabe mencionar que el sistema del SAT se satura con facilidad, evitando que puedas acceder para emitir o consultar alguna factura, sobre todo a finales de mes cuando se realiza la declaración de impuestos mensuales.
Los programas de facturación gratis para autónomos serán prácticos en relación a que la realización de las facturas es sencilla porque tiene pocos elementos y no necesitas de gran capacitación, aunque eso no significa que sea fácil, además de que si te equivocas, será casi imposible cancelar.
Por otro lado, si tu interés es que la empresa tenga mejor presencia a nivel administrativo es una buena opción el dejar de utilizar el servicio de facturación electrónica gratuita del SAT e invertir con un proveedor certificado.