El manejo de la nómina, para cualquier persona que no esté familiarizada con esta práctica podrá parecer algo aburrido, y que debe de dejarse hasta el último minuto, porque honestamente, hay cosas mucho más interesantes y apremiantes que hacer.
Sin embargo, el manejo de la nómina, si bien puede ser una actividad rutinaria, es la base para tener una empresa sana, pues de no ser el correcto, la empresa comenzará a presentar síntomas que pueden, si no son atendidos a tiempo, poner en riesgo la vida de nuestro negocio.
Pero ¿Qué podemos hacer para mejorar nuestras prácticas en el manejo de las nóminas?
Un nómina sana comienza con prácticas sanas. De nada nos sirve el darnos cuenta que estamos haciendo las cosas mal. Lo mejor es hacerlas bien desde el principio. Esto nos ahorrará tiempo, dinero y hará la evaluación de procesos algo mucho más fácil.
Entonces ¿Cómo podemos tener prácticas más sanas con respecto a nuestro manejo de nóminas?
1. Saber Cuánto Podemos Gastar
Lo primero es tener claro cuánto podemos gastar, con cuánto podemos endeudarnos y cómo podemos pagar dichas deudas. Esto nos ayuda a ser congruente con cuántas personas podemos contratar y cuánto podemos pagarles.
Es más común de lo que creemos que las empresas contraten más personas de las que pueden pagar. Y resulta hasta cierto sentido lógico, si necesitamos a más personas para que hagan el trabajo, lo natural es que las contratemos; a fin de cuentas, si hay más trabajo, llegará más dinero ¿no? Pues no. La realidad es que contratar por encima de nuestra capacidad, basándonos en un dinero que puede, tal vez, en una de esas, llegar, es el primer paso rumbo al desastre.
2. Juntar Toda La Información
El pago de la nómina no es algo que se deba de dejar para el último momento, entre más ordenados seamos, más sencillo y poco doloroso será todo el proceso, también haremos la vida de los contralores mucho más fácil, porque podrán tener un mayor control de las cosas si tienen toda la información.
Reunir, y mantener organizada, toda la información; nombre del empleado, número del seguro social, percepciones, deducciones, etc., nos ayuda a tener procesos eficientes, y a evitar que nuestras nóminas se retrasen.
3. Que El Dinero De La Nómina Es De La Nómina
Esta práctica es muy importante. No debemos, salvo en caso de emergencia severa, tomar el dinero de la nómina para otra cosa que no sea el pago de ésta. Resulta muy tentador “jinetear” el dinero de la nómina, total, a fin de mes lo reponemos y ahí es donde vienen los problemas, porque si por alguna razón no alcanzamos a reponer ese dinero, no vamos a poder pagar la nómina, eso se va a traducir a empleados molestos, bajas en la productividad, incluso en problemas más graves.
4. Mantén Un Registro Detallado
Es muy importante, desde el principio de tu administración, que todo lo relacionado con asistencias, permisos, tiempos extras, préstamos, adelantos y cualquier otra cosa que pueda afectar la nómina de nuestro trabajador, quede registrado en los formatos correspondientes y archivado de manera adecuada. Esto nos ahorrará tiempo a la hora de realizar nuestra nómina, evitará problemas, y nos dará las herramientas necesarias para defendernos en caso de una inconformidad laboral, o apoyar un extrañamiento por algún cobro que nos haga el Seguro Social.
Un buen sistema de registro les hará la vida mucho más fácil a los contralores.
5. Utiliza La Tecnología A Su Favor
Como mencionamos al principio, hacer la nómina es un proceso tedioso, y por lo mismo, si lo hacemos a mano nos arriesgamos a que surjan errores, que, si bien pueden ser inocentes y no malintencionados, pueden tener costos importantes para nuestra empresa. Inclusive hay empresas que timbras su nómina una a una. Hoy en día incluso existen PACs que te permiten timbrar la nómina subiendo un archivo de excel. La realidad es que hoy existen muchas formas de aumentar la productividad en nómina y su proceso.
Lo mejor es utilizar todas las herramientas tecnológicas a las que tengamos acceso y que nos puedan ayudar a realizar un cálculo de nómina fehaciente.
Hoy en día hay una gran variedad de programas que nos ayudan a llevar nuestros libros, calcular nuestros impuestos y hacer la nómina. No utilizar estos programas puede ser un error muy costoso.
6. Contratar Un Servicio De Nómina
Tal vez esta sea una de las prácticas más sencillas que podemos realizar.
El asignar la administración de nuestra nómina a un tercero, no solo nos evita equivocaciones costosas, sino que libera nuestro tiempo para que podamos enfocarnos en otras tareas. También nos ayuda a tener un mayor control sobre el pago de la nómina, evitando que esta se atrase.
Pero la mayor ventaja que obtenemos de esta práctica, es contar con un equipo especializado, con experiencia y conocimiento en todos los temas relacionados con la nómina.
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