La firma electrónica es cada día una tecnología más importante para las empresas modernas.
Todavía, no siempre fue así. Algunos procesos comerciales históricamente requerían la presencia de los firmantes y sus firmas manuscritas para que se concluyeran. Además de un intercambio en persona, estos procesos incluían impresoras, escáneres, papel y pluma, tráfico de sobres y muchas otras etapas innecesarias e improductivas.
En especial con el tema de la pandemia, trabajar de forma remota nunca ha sido más frecuente. Por lo tanto, firmar contratos electrónicos se convirtió en una gran ventaja para mantener negocios en todos los segmentos de mercado.
Afortunadamente, firmar documentos ya no es un dolor de cabeza. Es uno de los procesos más fáciles y seguros para hacer de forma remota. Por esto, decidimos listar algunos de sus beneficios, pero desde la percepción de algunas empresas que ya utilizan esta tecnología.
Descubre más a continuación.
1. La aplicabilidad jurídica de las evidencias de firma
¿Necesitas ejecutar un acuerdo de forma remota? Si bien existen herramientas que permiten que un firmante simplemente coloque una imagen de su firma en un acuerdo, este método de aplicar una firma proporciona poca o ninguna evidencia de quién realmente firmó el acuerdo.
Como resultado, la parte que recolecta la firma puede enfrentar desafíos cuando se enfrenta a una disputa sobre la validez de la firma y el acuerdo en su conjunto.
La tecnología de firma electrónica te ayuda a resolver este problema compilando un historial completo de la transacción de firma, por lo que puedes auditar la transacción con informaciones críticas requeridas por una corte. Por ejemplo, las informaciones de la fecha y hora cuándo se firmó un documento y la dirección IP del firmante. Esta información es valiosa para determinar la identidad del firmante.
2. La visibilidad amplia del estado del contrato
Los contratos suelen requerir aprobación de múltiples firmantes, y gestionar el proceso puede ser complejo si lo haces utilizando procesos obsoletos (es decir, usando papel). Hacer un seguimiento del estado de ejecución de un acuerdo y asegurarse de que el acuerdo se envía a los firmantes adecuados puede resultar frustrante y llevar mucho tiempo. Por esto, la modernización que traen las firmas electrónicas para los procesos de acuerdos es crítica para alcanzar una mejor organización y mejores resultados.
Por ejemplo, Bandai, una fabricante de juguetes infantiles presente en México hace diez años, comenta que la visibilidad sobre las etapas de firma es uno de los principales beneficios.
“Con Docusign, estamos seguros de que los documentos se manejan correctamente. Tenemos un registro histórico que evita extravíos y soluciona todos estos problemas. Ahora sabemos donde está el documento, quien lo ha firmado o no”, Carlos Aguirre Director de operaciones de Bandai en México
3. Reducción de las tareas más repetitivas y de los errores
Además de los beneficios indicados por las empresas anteriores, DocuSign eSignature te permite ver el estado de los acuerdos y envía recordatorios automáticos para los firmantes para que los equipos puedan concentrarse en otras tareas.
Es decir, con una plataforma capaz de automatizar los flujos de trabajo, vas a eliminar las tareas más repetitivas y reducir el tiempo dedicado a procesos manuales.
Pero esto no es todo. Las tareas repetitivas son responsables por un gran volumen de errores en contratos. Identificar errores y corregirlos requiere más tiempo, además de ser agregar costos al proceso.
Por ejemplo, Swell Capital ha reducido errores de ingreso de datos a menos de un 2%. Eso factor ha soportado un incremento en el tiempo de respuesta de los contratos y consecuente incremento de la satisfacción de sus clientes.