¿Existe la Declaración Anual de Nómina? Esto es lo que tu empresa sí debe presentar al SAT en 2025

Cuando se acerca el cierre del ejercicio fiscal, muchas empresas en México comienzan a hablar sobre la llamada “declaración anual de nómina”. Sin embargo, este término puede generar confusión, ya que no existe un trámite oficial ante el SAT con ese nombre. Entonces, ¿a qué se refieren las empresas cuando usan este término?

En este artículo aclaramos ese concepto, te explicamos qué obligaciones sí debes cumplir como parte del cierre fiscal relacionado con la nómina, y cómo soluciones tecnológicas como NomWeb o Xpayroll1 pueden ayudarte a automatizar y cumplir con eficiencia.

¿Por qué se habla de “declaración anual de nómina” si no existe como trámite oficial?

En realidad, el término “declaración anual de nómina” no aparece en la legislación fiscal ni en las obligaciones del SAT como un documento específico. Sin embargo, de forma informal, muchas organizaciones lo usan para referirse al conjunto de actividades que deben realizar al finalizar el año para asegurar el cumplimiento normativo relacionado con pagos a empleados.

Estas actividades incluyen desde el ajuste anual de ISR, hasta la generación de constancias de ingresos y retenciones, así como la conciliación de CFDIs y su alineación con reportes contables.

Obligaciones fiscales anuales relacionadas con la nómina en México

Aunque no se trate de una declaración única, sí existen procesos obligatorios y auditables que forman parte del cumplimiento fiscal anual de cualquier empresa que maneje nómina.

Ajuste anual de ISR por trabajador

De acuerdo con el artículo 97 de la LISR, el patrón está obligado a realizar un ajuste anual del ISR retenido. Este cálculo compara el ISR que se ha retenido mes a mes contra el total que corresponde de acuerdo al ingreso acumulado anual de cada trabajador.

Este ajuste puede dar como resultado un saldo a favor del trabajador (a devolver en el último recibo del año) o en un importe adicional a retener. Un sistema como Xpayroll1 o NomWeb permite automatizar este ajuste sin errores, considerando topes, subsidios, y UMA vigentes.

Cierre del ejercicio: CFDI de nómina y revisión de información crítica

Validación de CFDIs y acumulados

Antes de cerrar el año, es indispensable asegurarte de que todos los CFDI de nómina estén correctamente timbrados y que los acumulados anuales por trabajador coincidan con los reportes generados por tu sistema de nómina.

Los errores en el timbrado, montos incorrectos o duplicados son una de las principales causas de observaciones fiscales y problemas en la declaración anual de los empleados.

Verificación de congruencia entre tus sistemas internos

Aunque no existe una disposición específica que lo exija, es una práctica recomendada por expertos en cumplimiento fiscal validar que exista coherencia entre:

• Los CFDI emitidos por la empresa.

• Los reportes generados por el sistema de nómina.

• Y los registros internos de contabilidad o plataformas externas como SUA e IDSE.

  
  

Esta congruencia es clave para evitar diferencias en cuotas obrero-patronales, deducciones fiscales, auditorías o rechazos de deducibilidad.

Errores comunes al cerrar el año fiscal de nómina y cómo evitarlos

Omisiones, duplicados o timbrado fuera de plazo

Olvidar timbrar un recibo, hacerlo de forma duplicada o con fecha incorrecta puede provocar inconsistencias que afectan la conciliación fiscal. 

Desalineación entre reportes contables, nómina y SAT

Cuando los registros de nómina no coinciden con las pólizas contables o los datos del SAT, se generan observaciones y riesgos de auditoría. 

Checklist: ¿Está tu empresa lista para cerrar correctamente la nómina del ejercicio 2024?

• ¿Timbraste correctamente todos los CFDIs de nómina?

• ¿Realizaste el ajuste anual de ISR a tus trabajadores?

• ¿Entregaste las constancias de percepciones y retenciones?

• ¿Conciliaron tus datos de nómina con contabilidad, SUA e IDSE?

• ¿Tu sistema de nómina está actualizado con la normativa vigente?

  
  

Conclusión

Aunque la “declaración anual de nómina” no sea un trámite formal, el cierre fiscal de nómina sí implica varios procesos clave que, si no se ejecutan correctamente, pueden generar sanciones o pérdidas económicas.

Administrar una empresa con pocos empleados quizás sea una tarea más controlable, pero cuando el número de empleados se incrementa a decenas, cientos o miles, los resultados pueden ser caóticos. Por ello, te invitamos a contactar a un especialista en automatización de procesos como Solucionic, una empresa enfocada en el mercado mexicano, para resolverlo antes de que sea demasiado tarde.